ByV Informática ha implementado una solución para la gestión de los albaranes firmados sobre una gestión documental.
A continuación os detallamos el proyecto.
El cliente por encima de todo
El distribuidor de materiales eléctrico e industriales, Luis Molina Miró, ha podido mejorar su servicio de atención al cliente y su flujo de caja gracias a la imlementación de un sistema de gestión documental integrado. Hoy es posible encontrar un albarán simplemente pulsando un botón.
Situación inicial
César Benedicto, responsable informático, aclara los detalles del proceso: una vez creada la orden de pedido por parte del cliente en el software de gestión, se generaban los albaranes y se imprimían un original y dos copias, una para el cliente y otra para firmar por éste para confirmar la recepción de la entrega.
A continuación, los albaranes firmados se deopsitaban en una bandeja, se procesaban periódicamente utilizando un OCR, almacenándose luego los archivos en un ordenador dedicado.
El problema venía cuando un cliente preguntaba por sus albaranes, para verificar algo o porque quería recibir sus albaranes firmados junto su factura... Por lo que era necesario llevar a cabo una búsqueda individual en los archivos escaneados o manualmente en la bandeja.
Solución
Luis Molina Miró compró un ordenador, un router wifi y un tablet Pc con pantalla táctil para que los clientes puedan firmar los albaranes en el mostrador. Posteriormente, se adquirieron tres PDA para el personal de reparto.
La solución de gestión documental se integró en el sistema ERP y en la red corporativa de la empresa que está conectada con el tablet del mostrador. Se desarrollaron dos aplicaciones, una para el tablet Pc y otra para las PDA's, las cuales recogían las firmas de los clientes.
Desde entonces, el albarán se genera con el sistema ERP y se guarda automáticamente en el archivador central de documentos de Docuware. Antes de iniciar su recorrido, los repartidores vuelcan en la PDA los albaranes de la mercancía que deben repartir.
A la entrega, los clientes firman los albaranes o bien en el tablet si recogen el pedido en el mostrador, o en la PDA si se lo llevan a su empresa. Los albaranes firmados se sincronizan, a la llegada a la oficina, de manera automática con el archivador central. Y al cliente se le envía una copia firmada por correo electrónico.
Beneficios
- Gestión automática y móvil de albaranes
- Los documentos se clasifican y alacenan automáticamente en el momento de generarlos.
- Encontrar dicha documentación en segundos
- Se puede visualizar los pedidos que están reparto, los que se han entregado o aquellos que están demorados.
- Mejor servicio de atención al cliente
- Si un cliente quiere consultar su pedido, con pulsar un botón, el albarán se encuentra por su número en el archivador central.
- Evitar doble entrega y asegurar la facturación
- Se puede comprobar, cuándo y quién firmó el albarán y quién recibió la mercancia.
- Mayor flujo de liquidez
- Se ahorra tiempo y los clientes saben al instante en qué momento recibirán la entrega o si ya la han recibido.
La conclusión
Gracias a la introducción del sistema de gestión documental que se pudo conectar fácilmente al software ERP y al equipamiento móvil, la productividad del mayorista ha aumentado. Al mismo, tiempo, la agilización del proceso de facturación también ha mejorado el flujo de caja. De esta forma, la inversión en Docuware, se ha amortizado en un tiempo mínimo.
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