Gestión de Crisis

El pasado viernes tuve la suerte de poder asistir a una interesante charla sobre gestión de crisis en las instalaciones de Fundesem (Alicante). Los contextos de crisis que se trataban eran genéricos y no centrados en la archiconocida crisis económica de la que tanto se hablado, tanto se habla y  se hablará.

Las presentaciones fueron impartidas por dos ponentes expertos,  acostumbrados en su día a día, a tratar ante situaciones críticas, a saber: el Dr. Francisco Mira y el coordinador de Cruz Roja en  Benidorm, Nicolás Van Looy.

La exposición fue verdaderamente instructiva, al buscar las analogías entre las situaciones de emergencia en el caso de desastres naturales (por ejemplo terremoto de Lorca) y las que pueden suceder en un momento dado en cualquiera de nuestras empresas (se ponía como ejemplo ficticio el de una empresa de calzado de niño en la que se había precintado la producción por la Guardia Civil, al haber indicios de cola tóxica en sus productos).

Lo que se extraía de ambos tipos de situaciones era que el impacto de una crisis determinada venía estrechamente ligado a la existencia de variables incontrolables (p. ej el terremoto, la compra de productos no analizados, etc) pero también de variables que se pueden gestionar, mejorando mucho de este modo el impacto final y las repercusiones a la que la situación pudiese llegar. Este conjunto de variables más o menos controlables eran denominadas en estos contextos vulnerabilidades. Por ejemplo, si tenemos una buena gestión de vulnerabilidades en caso de un terremoto, el impacto de esta situación será exponencialmente menor que el que se provocaría en caso de "improvisar" sobre la marcha.

Como guinda final, los ponentes establecían que en cualquier gestión de crisis es primordial el tener una jerarquía de toma de decisiones muy clara y definida ya que "cuando no manda nadie, todos mandan y cuando todos mandan, no manda nadie".

Llegados a este punto de la exposición, a mi todo esto me sonaba mucho a sentido común, ese que desgraciadamente se practica tan poco al pensar que "esto a mi no me va a pasar nunca", lo que nos lleva a improvisar cuando tenemos un problema grave y a los "madremías" posteriores. ¿Cuántas consecuencias conseguiríamos ahorrarnos en las empresas (no solo monetarias, sino de imagen, prestigio, etc.) si solamente dedicásemos un día a analizar las posibles vulnerabilidades que pueden tener nuestras actividades?.

Cada cual puede pensar en su sector de actividad y podrá imaginarse una gran cantidad de situaciones que se producen y en las que no pasa nada "porque Dios no quiere" pero que el día que pase se "lía la de Dios".

Un claro ejemplo lo constituyen las TIC dentro de las empresas (excluyo las grandes empresas tipo banca o similares). Todo el mundo parece estar de acuerdo en que constituyen una herramienta fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa, que se depende de ellas para el funcionamiento diario, que una pérdida de datos puede resultar catastrófica para la actividad, etc. También somos conscientes de que podemos sufrir ataques o infecciones que ya no buscan poner una "pelotita en la pantalla" sino que ahora se busca pura y llanamente dinero, y que el cibercrimen ya mueve mayores cantidades de ingresos que la droga.

Somos conscientes de todo esto pero... ¿Hacemos algo para evitarlo?--> ¿Hacemos algo para minimizar el impacto de estas vulnerabilidades conocidas?
Dejo esta pregunta abierta ya que la respuesta dependerá individualmente de las circunstancias de cada empresa.

En B&V, llevamos muchos años trabajando para que los impactos de las crisis en nuestros clientes sean mínimos a través de la gestión de vulnerabilidades, para lo cual empleamos diversos tipos de tecnologías entre las que destacaría fundamentalmente la Virtualización, la gestión del Backup y la Seguridad perimetral y End point. El uso de este tipo de tecnologías en las empresas no nos permiten evitar una catástrofe (como por ejemplo un incendio o un robo), pero sí el impacto que la misma pueda tener en nuestra actividad presente y futura. Y lo mejor de todo, es que hoy por hoy, las soluciones no están reservadas solamente a las grandes empresas, sino que con un poquito de criterio, podemos adaptarnos a cualquier situación y presupuesto.

Por todo ello nos ponemos a vuestra total disposición a través de cualquier medio de contacto, a que nos expreséis vuestras dudas al respecto y os podremos asesorar sobre aspectos relacionados con la continuidad de negocio y planes de contingencia, especialmente referenciados a Pymes.

Caso de éxito - Gestión Documental - Docuware

ByV Informática ha implementado una solución para la gestión de los albaranes firmados sobre una gestión documental.

A continuación os detallamos el proyecto.

El cliente por encima de todo

El distribuidor de materiales eléctrico e industriales, Luis Molina Miró, ha podido mejorar su servicio de atención al cliente y su flujo de caja gracias a la imlementación de un sistema de gestión documental integrado. Hoy es posible encontrar un albarán simplemente pulsando un botón.

Situación inicial

César Benedicto, responsable informático, aclara los detalles del proceso: una vez creada la orden de pedido por parte del cliente en el software de gestión, se generaban los albaranes y se imprimían un original y dos copias, una para el cliente y otra para firmar por éste para confirmar la recepción de la entrega.

A continuación, los albaranes firmados se deopsitaban en una bandeja, se procesaban periódicamente utilizando un OCR, almacenándose luego los archivos en un ordenador dedicado.

El problema venía cuando un cliente preguntaba por sus albaranes, para verificar algo o porque quería recibir sus albaranes firmados junto su factura... Por lo que era necesario llevar a cabo una búsqueda individual en los archivos escaneados o manualmente en la bandeja.

Solución

Luis Molina Miró compró un ordenador, un router wifi y un tablet Pc con pantalla táctil para que los clientes puedan firmar los albaranes en el mostrador. Posteriormente, se adquirieron tres PDA para el personal de reparto.

La solución de gestión documental se integró en el sistema ERP y en la red corporativa de la empresa que está conectada con el tablet del mostrador. Se desarrollaron dos aplicaciones, una para el tablet Pc y otra para las PDA's, las cuales recogían las firmas de los clientes.

Desde entonces, el albarán se genera con el sistema ERP y se guarda automáticamente en el archivador central de documentos de Docuware. Antes de iniciar su recorrido, los repartidores vuelcan en la PDA los albaranes de la mercancía que deben repartir.

A la entrega, los clientes firman los albaranes o bien en el tablet si recogen el pedido en el mostrador, o en la PDA si se lo llevan a su empresa. Los albaranes firmados se sincronizan, a la llegada a la oficina, de manera automática con el archivador central. Y al cliente se le envía una copia firmada por correo electrónico.

Beneficios

• Gestión automática y móvil de albaranes
• Los documentos se clasifican y alacenan automáticamente en el momento de generarlos.
• Encontrar dicha documentación en segundos
• Se puede visualizar los pedidos que están reparto, los que se han entregado o aquellos que están demorados.
• Mejor servicio de atención al cliente
• Si un cliente quiere consultar su pedido, con pulsar un botón, el albarán se encuentra por su número en el archivador central.
• Evitar doble entrega y asegurar la facturación
• Se puede comprobar, cuándo y quién firmó el albarán y quién recibió la mercancia.
• Mayor flujo de liquidez
• Se ahorra tiempo y los clientes saben al instante en qué momento recibirán la entrega o si ya la han recibido.

La conclusión

Gracias a la introducción del sistema de gestión documental que se pudo conectar fácilmente al software ERP y al equipamiento móvil, la productividad del mayorista ha aumentado. Al mismo, tiempo, la agilización del proceso de facturación también ha mejorado el flujo de caja. De esta forma, la inversión en Docuware, se ha amortizado en un tiempo mínimo.

VMware project Octopus

Buenos días,
Os paso un enlace a la nueva aplicación que saldrá en breve. Con funcionalidad similar a Dropbox pero implementando seguridad y políticas centralizadas para los administradores TI. Otra adquisición de VMware es el de la red social SocialCast, que integrada junto con Zimbra puede resultar una herramienta muy potente de colaboración para las empresas con gran número de usuarios o con numerosas oficinas.

http://www.youtube.com/watch?v=2Sh3Ohn6J08&noredirect=1
http://www.eweek.com/c/a/Messaging-and-Collaboration/VMware-Adds-Social-Networking-with-Socialcast-Buy-183920/

Análisis Google+

Después de haber hablado tanto sobre Google+ no podía dejar el tema zanjado sin antes haberlo probado para daros una valoración personal.

Es de suponer que lo último que necesitan los empresarios es otra red social a la que unirse, ¿no? Facebook, Twitter, Linkedin. Por lo que he visto hasta ahora es que la nueva red social de Google tiene ciertas ventajas frente al resto en las cuales vale la pena pensar.
Google + es una plataforma de redes sociales, pero se puede ver en un montón de maneras diferentes. Se puede decir que es como Facebook, pero más limpio. Es como Twitter, pero más atractivo. Tiene el potencial de ser una gran plataforma de colaboración y comunicación (se puede aislar la información que ve al compartirlo con los círculos específicos, o grupos de personas).

Además, hay que tener en cuenta que Google + es indexada por el motor de búsqueda más grande del mundo, también conocido como Google y tiene un montón de puntos de integración, tales como sitios de Google (que muestra la información de ubicación), y un increíble potencial para integrar aún más los servicios de Google a través del tiempo.

Las redes sociales se construyen para tratar de emular la conectividad y el intercambio de información del mundo real. Por un lado, son como un teléfono pero más interesante. Por otro lado, están construidos para aumentar (no sustituir) los cócteles, las reuniones de la cámara de comercio y otros lugares donde la gente llega a conocerse (o al menos solía). Google + lo hace sorprendentemente bien, por varias razones:

- Google indexa todo el contenido público en Google+, pero no puede acceder a lo posteado en Facebook, por ejemplo
- Google+, al contrario que Twitter, permite crear artículos de mucho más de 140 caracteres
- LinkedIn es todo negocios. Google+ es una vista de 360º de un hombre de negocios
- Google+ promueve más comentarios, compartición e interacción que Tumblr
- Las fotos expuestas en Google+ son más bonitas y comentadas que en Flick

En mi humilde opinión es una herramienta a la que se le puede sacar mucho partido desde el punto de vista de los negocios y cuanto menos, merece la pena conocerla, en ByV ya lo hemos hecho y vosotros, ¿La habéis probado ya? Espero vuestras opiniones al respecto…un saludo!!

Los "ciber criminales" aprovechan el tirón de Google+

Todos sabemos que los "ciber criminales" están siempre a la expectativa, buscando nuevas vías para ejercer su "ciber crimen", pues bien, como no podía ser de otro modo, han aprovechado la gran desesperación de muchos usuarios por obtener una invitación para probar Google+ y han creado emails que calcan a la perfección las invitaciones que Google distribuye para probarlo. Hay una gran cantidad de estos circulando por la red, algunos son detectados por las herramientas antispam, otros, se cuelan en nuestra bandeja de entrada tratando de convencer al usuario para que haga link a un enlace que en la mayoría de casos redirige a una sitios web pishing (técnica mediante la cual se intenta adquirir información confidencial de forma fraudulenta, como puede ser una contraseña o información detallada sobre tarjetas de crédito u otra información bancaria).

Si recibís un email de invitación de Google para probar Google+, desconfiar de este a priori y fijaros bien en el remitente, la redacción del email, en su mayoría no tienen una correcta redacción...

La forma más eficiente de proteger a tu organización ante este tipo de crimen es contar con herramientas antispam efectivas que chequeen y filtren los emails potencialmente peligrosos. En ByV contamos con un avanzado: Servicio Gestionado Antispam (SGA) que puede probar de forma completamente gratuita y sin compromiso durante 1 mes, si desea más información:
http://www.byv.es/SGA/index.html

Continuando con la temática de las redes sociales no podíamos pasar por alto Google+, el nuevo intento de Google por ganar potencial social

Tras intentos desesperados de salir de la sombra de Facebook con herramientas que quedaron en el olvido como Google Wave, Google propone un nuevo concepto de red social: las redes sociales circulares.

El concepto se basa en la creación de círculos sociales de amigos, compañeros de trabajo, familia... con los que poder compartir diferente información sin necesidad de que todos ellos accedan a toda la información publicada en el "muro", sino sólo la que compartamos a cada uno de estos grupos sociales. Por ejemplo, no todos queremos añadir a nuestro jefe o nuestra madre a nuestra red social de forma que accedan a toda la información que compartimos con nuestros amigos. Con el sistema de círculos podemos tener a nuestra madre en un grupo social distinto al de nuestro jefe y distinto al de nuestros amigos de forma que solo puedan acceder a la información que hemos compartido para el grupo social concreto al que pertenecen.

Con Google+ podremos tener el mismo tipo de interacción con nuestros grupos sociales que en el resto de redes sociales (actualizaciones, vídeos, enlaces, imágenes, música,etc.) además de otras como los hangouts o lugares de reunión en los que podemos interactuar mediante voz y vídeo con nuestros amigos, compañeros de trabajo, etc... en una experiencia cara a cara traspasando la barrera de lo digital a lo casi real, de tal modo que podamos mantener desde una simple conversación con los amigos en la que debatimos los planes para el fin de semana hasta una reunión con nuestros compañeros de trabajo de una oficina remota casi como si lo hiciésemos en persona. Además de esto, ofrece una serie de funcionalidades como intereses compartidos, integración con plataformas móviles para usar GPS, cámara, mensajería, ubicación y chats grupales tipo Whatsapp.

Como matiz negativo bajo mi punto de vista, el método de invitaciones que usa para hacerse miembro. No nos podemos hacer una cuenta en Google+ a menos que recibamos una invitación para ello.

La aparición de esta nueva generación de redes sociales que nos permiten tener diferentes grupos sociales con los que compartir diferente información facilitan y potencia su uso en el entorno corporativo tanto a nivel interno como hacia el mundo exterior, aspecto que, según comentábamos en el post de la semana pasada, constituye la segunda ola en lo que a medios de comunicación social se refiere.

¿Que opinión os merece este nuevo concepto de redes sociales que plantea Google, será capaz de competir con el gigante de las redes sociales: Facebook?

¿Estáis preparados para la segunda ola de medios de comunicación social?

Cuando la gente pregunta cuál será el próximo paso en los medios de comunicación social, por lo general piensan en una plataforma que suplantará Facebook, al igual que este hizo con MySpace, o en un conjunto de características, tales como la ubicación geográfica o la mensajería de grupo. Pero ¿y si no es una red o una herramienta? ¿Qué pasa si se trata de una aplicación?

"Los medios de comunicación social interna es la segunda ola ... el futuro del trabajo está en las comunidades", dijo Andrew Cisco Warden esta semana en la Cumbre Social Corporativa.

Warden dio cuatro razones para empezar a buscar en las herramientas internas de colaboración social:

1.- La nuevas generaciones de empleados lo espera. La plantilla actual cuenta con miembros de todas las generaciones que aman a las herramientas sociales, así como aquellos que las odian. Pero la próxima generación de trabajadores no tendrá tal división, Warden sostuvo. Estos trabajadores han crecido con estas herramientas y se espera que las utilizen como parte de sus comunicaciones internas de trabajo, porque así es como siempre se han comunicado. No contar con un sistema interno de medios de comunicación social alejaría a estos trabajadores y les impediría contribuir plenamente a la empresa, dijo Warden.

2.- La mano de obra es cada vez más global. Ofertas globales, sucursales y teletrabajo van a ser cada vez más comunes en las empresas y si queremos que los equipos remotos trabajen de forma conjunta y así puedan mantener el compromiso con su misión, es necesario darles las herramientas para trabajar en colaboración, como si todos estuvieran juntos en la misma oficina,. Las herramientas sociales también hacen las operaciones de 24 horas y los complejos acuerdos globales más fáciles para los empleados, al permitir que el trabajo pase fácilmente entre las zonas horarias, por lo tanto potencian el equilibrio trabajo/vida, sin pérdida de continuidad.

3.- Pueden hacer la gestión más fácil. Mediante la observación interna de la comunicación social entre los empleados, los gerentes pueden averiguar donde sus trabajadores están empleando más tiempo, cuales son sus puntos débiles y qué recursos son necesarios para mejorar el rendimiento, señaló Warden.

4.- Una fuerte cultura corporativa puede depender de ellos. Poniendo el foco de los medios de comunicación social tan lejos como haciendo llegar la empresa al exterior - comunicando su visión y valores a los clientes. Pero ¿qué pasa con los empleados? ¿Entienden la visión de la empresa? ¿La comparten? ¿Se sienten parte de ella? Warden señala que la marca interna permite que la estrategia de la compañía penetre en la cultura corporativa, en lugar de luchar contra ella.

Por supuesto, que abarcar medios de comunicación social interna traerá nuevos desafíos, señala. La tecnología aún está en evolución. La formación es clave, sobre todo desde las grandes orientaciones, tales como "no hacer nada estúpido" puede significar cosas radicalmente diferentes a los trabajadores de las diferentes generaciones. Y no todos los departamentos adoptarán las herramientas de este tipo con el mismo vigor, posiblemente creando la necesidad de programas incentivación señaló. Razón de más para empezar ahora mismo - antes de que la próxima generación de trabajadores asome.


En ByV apostamos por esta nueva forma de comunicación tanto para llegar al "mundo exterior" como para colaborar en el ámbito interno de la compañía.


¿Cómo estáis usando los medios de comunicación social en vuestras empresas?