Gestión de Crisis

El pasado viernes tuve la suerte de poder asistir a una interesante charla sobre gestión de crisis en las instalaciones de Fundesem (Alicante). Los contextos de crisis que se trataban eran genéricos y no centrados en la archiconocida crisis económica de la que tanto se hablado, tanto se habla y  se hablará.

Las presentaciones fueron impartidas por dos ponentes expertos,  acostumbrados en su día a día, a tratar ante situaciones críticas, a saber: el Dr. Francisco Mira y el coordinador de Cruz Roja en  Benidorm, Nicolás Van Looy.

La exposición fue verdaderamente instructiva, al buscar las analogías entre las situaciones de emergencia en el caso de desastres naturales (por ejemplo terremoto de Lorca) y las que pueden suceder en un momento dado en cualquiera de nuestras empresas (se ponía como ejemplo ficticio el de una empresa de calzado de niño en la que se había precintado la producción por la Guardia Civil, al haber indicios de cola tóxica en sus productos).

Lo que se extraía de ambos tipos de situaciones era que el impacto de una crisis determinada venía estrechamente ligado a la existencia de variables incontrolables (p. ej el terremoto, la compra de productos no analizados, etc) pero también de variables que se pueden gestionar, mejorando mucho de este modo el impacto final y las repercusiones a la que la situación pudiese llegar. Este conjunto de variables más o menos controlables eran denominadas en estos contextos vulnerabilidades. Por ejemplo, si tenemos una buena gestión de vulnerabilidades en caso de un terremoto, el impacto de esta situación será exponencialmente menor que el que se provocaría en caso de "improvisar" sobre la marcha.

Como guinda final, los ponentes establecían que en cualquier gestión de crisis es primordial el tener una jerarquía de toma de decisiones muy clara y definida ya que "cuando no manda nadie, todos mandan y cuando todos mandan, no manda nadie".

Llegados a este punto de la exposición, a mi todo esto me sonaba mucho a sentido común, ese que desgraciadamente se practica tan poco al pensar que "esto a mi no me va a pasar nunca", lo que nos lleva a improvisar cuando tenemos un problema grave y a los "madremías" posteriores. ¿Cuántas consecuencias conseguiríamos ahorrarnos en las empresas (no solo monetarias, sino de imagen, prestigio, etc.) si solamente dedicásemos un día a analizar las posibles vulnerabilidades que pueden tener nuestras actividades?.

Cada cual puede pensar en su sector de actividad y podrá imaginarse una gran cantidad de situaciones que se producen y en las que no pasa nada "porque Dios no quiere" pero que el día que pase se "lía la de Dios".

Un claro ejemplo lo constituyen las TIC dentro de las empresas (excluyo las grandes empresas tipo banca o similares). Todo el mundo parece estar de acuerdo en que constituyen una herramienta fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa, que se depende de ellas para el funcionamiento diario, que una pérdida de datos puede resultar catastrófica para la actividad, etc. También somos conscientes de que podemos sufrir ataques o infecciones que ya no buscan poner una "pelotita en la pantalla" sino que ahora se busca pura y llanamente dinero, y que el cibercrimen ya mueve mayores cantidades de ingresos que la droga.

Somos conscientes de todo esto pero... ¿Hacemos algo para evitarlo?--> ¿Hacemos algo para minimizar el impacto de estas vulnerabilidades conocidas?
Dejo esta pregunta abierta ya que la respuesta dependerá individualmente de las circunstancias de cada empresa.

En B&V, llevamos muchos años trabajando para que los impactos de las crisis en nuestros clientes sean mínimos a través de la gestión de vulnerabilidades, para lo cual empleamos diversos tipos de tecnologías entre las que destacaría fundamentalmente la Virtualización, la gestión del Backup y la Seguridad perimetral y End point. El uso de este tipo de tecnologías en las empresas no nos permiten evitar una catástrofe (como por ejemplo un incendio o un robo), pero sí el impacto que la misma pueda tener en nuestra actividad presente y futura. Y lo mejor de todo, es que hoy por hoy, las soluciones no están reservadas solamente a las grandes empresas, sino que con un poquito de criterio, podemos adaptarnos a cualquier situación y presupuesto.

Por todo ello nos ponemos a vuestra total disposición a través de cualquier medio de contacto, a que nos expreséis vuestras dudas al respecto y os podremos asesorar sobre aspectos relacionados con la continuidad de negocio y planes de contingencia, especialmente referenciados a Pymes.

Caso de éxito - Gestión Documental - Docuware

ByV Informática ha implementado una solución para la gestión de los albaranes firmados sobre una gestión documental.

A continuación os detallamos el proyecto.

El cliente por encima de todo

El distribuidor de materiales eléctrico e industriales, Luis Molina Miró, ha podido mejorar su servicio de atención al cliente y su flujo de caja gracias a la imlementación de un sistema de gestión documental integrado. Hoy es posible encontrar un albarán simplemente pulsando un botón.

Situación inicial

César Benedicto, responsable informático, aclara los detalles del proceso: una vez creada la orden de pedido por parte del cliente en el software de gestión, se generaban los albaranes y se imprimían un original y dos copias, una para el cliente y otra para firmar por éste para confirmar la recepción de la entrega.

A continuación, los albaranes firmados se deopsitaban en una bandeja, se procesaban periódicamente utilizando un OCR, almacenándose luego los archivos en un ordenador dedicado.

El problema venía cuando un cliente preguntaba por sus albaranes, para verificar algo o porque quería recibir sus albaranes firmados junto su factura... Por lo que era necesario llevar a cabo una búsqueda individual en los archivos escaneados o manualmente en la bandeja.

Solución

Luis Molina Miró compró un ordenador, un router wifi y un tablet Pc con pantalla táctil para que los clientes puedan firmar los albaranes en el mostrador. Posteriormente, se adquirieron tres PDA para el personal de reparto.

La solución de gestión documental se integró en el sistema ERP y en la red corporativa de la empresa que está conectada con el tablet del mostrador. Se desarrollaron dos aplicaciones, una para el tablet Pc y otra para las PDA's, las cuales recogían las firmas de los clientes.

Desde entonces, el albarán se genera con el sistema ERP y se guarda automáticamente en el archivador central de documentos de Docuware. Antes de iniciar su recorrido, los repartidores vuelcan en la PDA los albaranes de la mercancía que deben repartir.

A la entrega, los clientes firman los albaranes o bien en el tablet si recogen el pedido en el mostrador, o en la PDA si se lo llevan a su empresa. Los albaranes firmados se sincronizan, a la llegada a la oficina, de manera automática con el archivador central. Y al cliente se le envía una copia firmada por correo electrónico.

Beneficios

• Gestión automática y móvil de albaranes
• Los documentos se clasifican y alacenan automáticamente en el momento de generarlos.
• Encontrar dicha documentación en segundos
• Se puede visualizar los pedidos que están reparto, los que se han entregado o aquellos que están demorados.
• Mejor servicio de atención al cliente
• Si un cliente quiere consultar su pedido, con pulsar un botón, el albarán se encuentra por su número en el archivador central.
• Evitar doble entrega y asegurar la facturación
• Se puede comprobar, cuándo y quién firmó el albarán y quién recibió la mercancia.
• Mayor flujo de liquidez
• Se ahorra tiempo y los clientes saben al instante en qué momento recibirán la entrega o si ya la han recibido.

La conclusión

Gracias a la introducción del sistema de gestión documental que se pudo conectar fácilmente al software ERP y al equipamiento móvil, la productividad del mayorista ha aumentado. Al mismo, tiempo, la agilización del proceso de facturación también ha mejorado el flujo de caja. De esta forma, la inversión en Docuware, se ha amortizado en un tiempo mínimo.

VMware project Octopus

Buenos días,
Os paso un enlace a la nueva aplicación que saldrá en breve. Con funcionalidad similar a Dropbox pero implementando seguridad y políticas centralizadas para los administradores TI. Otra adquisición de VMware es el de la red social SocialCast, que integrada junto con Zimbra puede resultar una herramienta muy potente de colaboración para las empresas con gran número de usuarios o con numerosas oficinas.

http://www.youtube.com/watch?v=2Sh3Ohn6J08&noredirect=1
http://www.eweek.com/c/a/Messaging-and-Collaboration/VMware-Adds-Social-Networking-with-Socialcast-Buy-183920/